Eingangspostverarbeitung

Obwohl der elektronische Austausch über E-Mail beständig wächst, besteht nach wie vor der Großteil der täglich eintreffenden Informationen aus Briefen. Die manuelle Verarbeitung dieser Briefsendungen ist aufwendig, wenig effizient und verursacht entsprechend hohe Kosten. Schnelle, effiziente und transparente Prozesse sind heute aber notwendige Grundlage um sich im Haifischbecken Wettbewerb einen klaren Vorteil zu sichern.

Mit d.capture werden die täglich anfallenden Stapel von Eingangsdokumenten erfasst, zentral revisionssicher archiviert und mit d.classify automatisch klassifiziert – egal ob es sich um strukturierte oder unstrukturierte Dokumente handelt. Die einzigartige Kombination von regelbasierten, semantischen und vektorbasierten Klassifizierungsverfahren in d.classify ist die Grundlage für eine hohe Klassifizierungsquote.

Indexwerte werden automatisch extrahiert und können für einen Validierungsprozess herangezogen werden. Der Abgleich mit bereits bekannten Informationen erhöht die Erkennungsquote nochmals. Das Klassifizierungsergebnis ist das Kriterium für die regelbasierte Verteilung der eingehenden Dokumente mit d.3 flow in die elektronischen Postkörbe der einzelnen Sachbearbeiter auf Basis von hinterlegten Tätigkeitsprofilen. Dies sichert eine schnelle und effiziente Bearbeitung. Dabei ist gewährleistet, dass Dokumente zu bestimmten Vorgängen immer demselben Bearbeiter zugeordnet werden.

Ein kundenspezifisches Regelwerk definiert welche Anzahl von Dokumenten in den einzelnen Postkörben zur Bearbeitung liegen darf. Würde diese Anzahl durch Zuweisung neuer Eingangspost überschritten, wird dieses Dokument automatisch an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet. So wird die gleichmäßige Auslastung aller Ressourcen gewährleistet. Spezielle Warnmechanismen geben Hinweise, wenn der Prozess an irgendeiner Stelle stoppt, um Verzögerungen zu vermeiden.