E-Mail Management: Informationen richtig verwalten.

Die Situation

Gerade im geschäftlichen Umfeld findet die meiste Korrespondenz via E-Mail statt. Dadurch entsteht eine enorme Menge an Informationen, die es effizient zu bewältigen gilt. Das d.velop E-Mail Management sorgt für eine langfristige, revisionssichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallenden E-Mails.

Dabei ist es gleichgültig, ob Sie Microsoft Outlook oder Lotus Notes einsetzen. Bi-direktionale Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Integration. Gleichzeitig werden die E-Mails mit allen übrigen im digitalen Archiv gespeicherten Daten verknüpft, so dass Sie stets zu einem Vorgang jegliche Informationen schnell im Blick haben. Dies verbessert die Nachvollziehbarkeit und erhöht die Transparenz in Geschäftsprozessen.

E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln in digitalen Akten archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der Anwendung als auch über das d.3ecm erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage sämtlicher E-Mails in virtuellen Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten, direkt aus Ihrer Groupware-Anwendung heraus.

Die Transformation aller E-Mails und E-Mail-Anhänge in das langzeitstabile Format PDF/A sorgt für die Möglichkeit der Darstellung der Inhalte auch nach Jahren – selbst wenn die Erzeugerapplikation dann nicht mehr vorhanden ist. Mit dem d.velop E-Mail Management sorgen Sie nicht nur für die rechtssichere Verwaltung Ihrer elektronischen Korrespondenz und transparente Prozesse, sondern Sie reduzieren quasi nebenbei den Speicherbedarf Ihres E-Mail-Systems und sichern sich so eine gute Systemperformance.