Elektronische Archivierung:
Ein Ort für jegliche Dokumente!

Informationen einfach ablegen, recherchieren und bearbeiten.

WIR RUFEN SIE GERNE AN!

Setzen Sie auf digitale Akten

Die sachgemäße Archivierung ist das Herzstück eines jeden ECM-Systems. d.velop bietet die ideale Lösung, um sämtliche Dokumente und Daten in einem zentralen elektronischen Archiv vorzuhalten. Dokumente, die in Papierform eintreffen, werden zunächst mit dem d.velop Scan- und Klassifizierungstool digitalisiert, andere liegen bereits digital vor.

Dabei ist es egal, ob es sich um Briefpost, Verträge, technische Zeichnungen, Office-Dokumente, Buchhaltungsbelege oder E-Mails handelt. Unabhängig vom Erzeugersystem werden diese revisionssicher und gesetzeskonform in digitalen Akten abgelegt. Digitale Akten werden gemäß Ihrem individuellen Aktenplan erstellt. Dank der klaren Struktur bieten Sie so den perfekten Überblick und eine bequeme Recherche für jeden berechtigten Mitarbeiter – und das an seinem Arbeitsplatz und damit auch standortübergreifend.

Bei der digitalen Archivierung neuer Dokumente erfolgt die Aktenbildung automatisch: entweder besteht bereits eine Akte oder es wird auf Basis der erkannten Eigenschaften eine neue Akte erstellt. Die Arbeit an Dokumenten erfolgt dabei genauso wie beim klassischen Aktenordner – nur eben nicht auf Papier, sondern am Bildschirm. Zusätzlich nutzen Sie Vorteile, wie die Volltextsuche, automatische Wiedervorlagen oder den schnellen Einblick in verknüpfte Dokumente aus verschiedenen Akten.

Vorteile elektronischer Archivierung:

  •  Schnell und einfach Recherchieren, Bearbeiten und Verteilen.
  •  Überblick über jegliche Akten und zugehörigen Dokumente.
  •  Automatische Aktenbildung bei Archivierung neuer Dokumente.
  •  Integration in gewohnte IT-Landschaft.
  •  Langzeit verfügbar und rechtskonform.

Die elektronische Archivierung erfolgt im langfristig sicheren Dateiformat PDF/A und erfüllt damit alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen sowohl an die Datenhaltung als auch an die Buchführung. Sie ist ebenfalls Ihr Zugang zu weiteren d.velop Lösungen, wie beispielsweise dem E-Mail Management, der Eingangspost– oder Eingangsrechnungsverarbeitung. Weiterhin lässt sich ein digitales Dokumentenmanagement in bestehende ERP-Systeme, wie z.B. SAP oder Sage sowie Microsoft Lösungen integrieren. Sie arbeiten weiterhin mit Ihren gewohnten Benutzeroberflächen und profitieren von den Recherche- und Bearbeitungsfunktionen des Dokumentenmanagements.

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